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            長春計算機培訓學校教你如何控制word文檔的大小

            時間:2013-11-9 13:25:06  作者:學計算機網  來源:  查看:88  評論:0
            內容摘要:word文檔是辦公室一族最常用的辦公軟件了,很多朋友也因為不會使用這個軟件影響了工作,因此更多的人會選擇找專業的辦公軟件培訓班詳細學習一年,我校即開設專業的辦公軟件課程。本節主要由長春計算機培訓學校和大家分享一下“控制word文檔的大小”的經驗和技巧...

            word文檔是辦公室一族最常用的辦公軟件了,很多朋友也因為不會使用這個軟件影響了工作,因此更多的人會選擇找專業的辦公軟件培訓班詳細學習一年,我校即開設專業的辦公軟件課程。本節主要由長春計算機培訓學校和大家分享一下“控制word文檔的大小”的經驗和技巧。

            word文檔太大了打開的速度也自然就慢了,那么如何減小文檔大小,控制文檔大小,下面的技巧可以幫助到您:


            1) word文檔頁面設置

            在保存文件前,單擊“文件→頁面設置”,打開頁面設置對話框,任意單擊其中的“紙張大小”、“頁邊距”等,而其中的內容可以不改動,確定后再保存,就會發現文件容量也減小了。


            2) 文件選擇性粘貼

            在往Word文檔中添加圖片時,先用工具軟件打開圖片再進行復制和粘貼操作,這樣操作的結果會增加文檔容量的大小,原來,當采用粘貼命令時,文檔中增加的內容除了我們所需要的圖片本身,還有許多與圖片和軟件有關的信息,并且Word還自動在圖片和原來軟件中創建了鏈接。而選用選擇性粘貼圖片,則只往文檔中添加圖片本身,大大減少文件規模


            3) word文件另存

            Word在保存DOC文件時,只把后來修改的信息存入,這樣即使你刪除了文件中的部分內容也會使文件越來越大,如果我們使用“另存為”命令來保存文件,Word則會重新整理并存盤,如此一來,就可以有效地減小Word文件的容量。


            4) 創建版本技巧

            在創建版本的問題上,我們做到只創建一個版本。Word的版本功能可以讓你的文件生成多個版本,以方便不同的Word來讀取,但這樣卻會使文件增大,單擊“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有則取消,這樣會使文件容量大大地減小。


            5) 嵌入字體注意事項

            Word有嵌入字體技術,能夠將一篇文章所包含的字體結合成一個文件,以便文件在另一臺計算機上能正確地顯示,這無疑會使文件的體積大大地增加。要不嵌入TrueType字體,可以單擊“工具→選項”命令,再選擇“保存”選項卡,然后取消“嵌入TrueType字體”復選框,可以減小Word文檔的容量。


            6) 取消word快速保存

            當文件打開時,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間?梢栽“工具→選項”命令中選擇“保存”選項卡,取消“允許快速保存”復選框即可。


            以上這些功能的設置,和日常軟件使用習慣的調整,都可以達到減小word文檔大小的效果,更多知識請來校參加辦公軟件培訓,專業商務辦公老師授課。





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